Pasos para elaborar un Acta

Antes de la reunión:
* Se debe elaborar una agenda entre los organizadores, la misma que ir en el acta.
* Preparar y enviar la convocatoria a la reunión a los calificados para asistir a ella e incluir la agenda.
* Organizar la reunión para la cual se debe preparar de antemano los materiales, equipo, papelera, mobiliario y algun refrigerio.

 

Durante la reunión:
Primermente tomar asistencia.
Paso seguido verificar el quórum.
Tomar nota de lo que se va hablando.
Elaborar la minuta.


Después de la reunión:
Preparar el acta: que debera elaborarse de la siguiente manera:
- Se coloca la palabra acta, el número consecutivo de este més los dos últimos números del año en que se encuentra, centrado como un título.
- Se realiza el encabezado:
- Este lleva todo en mayúscula completa.
- Se debe indicar que tipo de sesión es.
- Todo número y símbolos se indican en letras.
- Debe indicarse el número de acta más el año nuevamente, en que fecha y hora se realizó, el nombre de la junta y lugar donde fue elaborada la reunión.
- Se colocan las personas presentes junto con el cargo.
- Luego se colocan los invitados, ausentes con justificación y por último ausentes sin justificación.
- Se transcribe la agenda que fue escrita antes de la reunión (como título debe ir la palabra agenda en mayúscula completa y centrada).
- Se desarrollan los puntos de la agenda en el orden que se encuentran, en cada punto debe ir la palabra artículo en mayúscula completa más el número que le corresponde de la agenda; luego de este subtítulo debe escribirse en mayúscula completa el nombre que se le coloco en la agenda.
- Cuando se toma una conclusión definitiva sobre algún asunto se sitúa la palabra acuerdo en mayúscula completa y al final de los artículos.
- Al terminar la reunión no se dispone como un artículo, sino que se coloca al final por aparte se cierra la sesión y se coloca la hora de terminada.
- Deben ir al final del acta las firmas de los asistentes a la reunion.

Ejemplo de elaboracion de Acta

ACTA DE REUNIO No

PARA MEDICOS ,AUXILIARES , PERSONAL ADMINISTRATIVO

EN MADRID AL 11 DE JUNIO DEL 2015, SIENDO LAS 12:00 EN LA SEDE DE LA CLINICA DEL POBLADO , SE CELEBRO LA REUNION ORDINARIA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO EN SALUD ,

EL TEXTO ES EL SIGUIENTE:

SE DA INICIO A LA REUNION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PRESIDIDA POR DON JUAN PEREZ, GERENTE GENERAL, ACTUANDO COMO SECRETARIO LA SRA NADIA LOPEZ.., CON LA ASISTENCIA DE LOS FUNCIONARIOS DEL AREA ADMINISTRATIVA(SE MENCIONA CADA UNO DE LOS INTEGRANTES ) CONFORME A LO ANTERIOR SE HA CONSTITUIDO EL QUORUM MINIMO PARA SESIONAR EN FORMA LEGAL

EL GERENTE ABRE LA SESION A LAS 12:00 HORAS Y EXPONE A LA JUNTA LOS TEMAS A TRATAR :

1. LECTURA ACTA ANTERIOR.
2. INFORME DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
3. SOLICITUD DE NUEVO FUNCIONARIOA PARA TESORERIA.
4. APROBACION DE NUEVAS ACTIVIDADES EN EL AREA DE ADMISION Y REGISTROS .
5. VARIOS.

LA ASAMBLEA APRUEBA LA DESIGNACION DEL NUEVO FUNCIONARIO DE TESORERIA Y LAS NUEVAS ACTIVIDADES DEL AREA DE ADMISION Y REGISTROS , Y SE DEJA CONSTANCIA QUE EL SR RAMON GARCIA, SOLICITA QUE SE AGREGE UN PUNTO SOBRE CREACION DE UN NUEVO CARGO PARA APOYAR EL DPTO DE FACTURACION SE VOTA LA MOCION Y ES APROBADA LA INCLUSION DEL NUEVO FUNCIONARIO.

PUNTO 1.-SE REALIZA LA LECTURA DEL ACTA ANTERIOR POR PARTE DE LA SECRETARIA. NO HAY REPAROS Y SE APRUEBA .

PUNTO 2.- ELGERENTE DA LA PALABRA AL ENCARGADO DEL AREA DE TERSORERIA Y LA AUXILIAR DA LECTURA AL BALANCE. SE PRODUCE UN DEBATE AL RESPECTO, Y SE APRUEBA

PUNTO 3.....

PUNTO 4....

PUNTO 5....

SE LEVANTA LA SESION DE LA REUNION A LAS 14:00 Y SE DA POR CERRADO EL ACTA.

FIRMAN EL ACTA LOS SEÑORES GERENTE Y SECRETARIA Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

Firmas

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